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Wie Sie mit effektivem Zeitmanagement Ihre Akkus bis zum nächsten Urlaub aufladen

Bis zu den großen Sommerferien sind es noch ca. sieben Wochen. Sieben Wochen, die sich ziehen können, wenn Sie schon jetzt auf dem Zahnfleisch gehen. Die Gründe dafür sind meist vielfältig – Alltagsstress, Hektik, die ersten Monate des Jahres waren herausfordernd und der letzte Urlaub liegt vielleicht schon viel zu lange zurück. Was Sie tun können, damit Sie gut gerüstet bis zur nächsten Happy-Holiday-Zeit durchhalten (und was Sie tunlichst vermeiden sollten), habe ich Ihnen hier zusammengestellt.

Kennen Sie diese Kollegen, Kunden, Freunde, die immer taufrisch und wie gerade aus dem Ei gepellt aussehen? Keine Spur von Tränensäcken und fader Haut. Ja, die mag es geben – in der Regel gehen stressige Zeiten aber nicht spurlos an uns vorbei. Irgendwann zerrt ein turbulenter Alltag an unseren Energiereserven. Die Folge: Wir werden langsamer, einfältiger und wenn ein Kunde mit Problemen droht, kann unsere Reizbarkeit schon mal ins Unverhältnismäßige steigen. Das macht wenig Spaß, zumal unsere Trägheit ja nicht vor dem Privatleben Halt macht. Während andere also abends zum Sport gehen oder sich beim Italiener treffen, wird der Ruf des eigenen Sofas immer lauter. Was also tun, damit Sie die Zeit bis zum nächsten Urlaub energievoll angehen?

Zeitmanagement ist das A und O

Ein erster Schritt: Strukturieren Sie Ihre Woche und den Tag. Das klingt banal, aber es wirkt Wunder. Verschaffen Sie sich am Sonntagabend, spätestens am Montagmorgen, einen Überblick über die gesamte Woche. Beginnen Sie jetzt einfach und notieren drei To-do‘s für die nächste Woche, denn Erfolg hat bekanntlich drei Buchstaben: TUN.

Am besten gelingt das mit der Wichtig-Dringlichkeits-Methode, auch Eisenhower-Modell genannt. Dank dieser Matrix können Sie sich fragen: Auf einer Skala von 1 bis 10, wie wichtig und dringend ist diese Aktivität? Dank dieser Einordnung erkennen Sie: sofort erledigen, später erledigen, delegieren oder „Papierkorb”.

  • Was ist also wichtig (zum Beispiel ein bedeutender Termin mit der Steuerberaterin samt einzuhaltender Frist)

  • und was ist dringlich (zum Beispiel ein Gespräch mit einer Mitarbeiterin, das schon zweimal verschoben wurde)?

 Bei diesem Modell stellen Sie sich die Frage: „Welches To-do bringt meiner Firma / Abteilung in diesem Moment mehr (Geld, Kunden, Verbesserung, etc.)?“ Wichtige To-dos gehen Sie aktiv an, auf dringliche reagieren Sie. Brechen Sie die Woche auf die einzelnen Tage herunter. 

Mein Praxis-Tipp: Rechnen Sie mit mindestens 20 bis 30 Prozent Pufferzeit pro Tag und planen Sie Pausen ein.

Weitere praktische Tipps gebe ich auch in meinen Inhouse-Seminaren. Speziell das Modul Organisation wird Ihnen und Ihren Mitarbeitenden helfen.

 Mit Ihrer Wochenliste behalten Sie sowohl das große Ganze, wie auch die einzelnen Tage im Blick. Und Sie werden merken wie gut es ist, einen Plan zu verfolgen. Der gibt Ihnen das Gefühl selbstbestimmt zu handeln und motiviert Sie! Womit wir beim nächsten Punkt sind:

Selbstbestimmt handeln

Warum wollten Sie nochmal da sein, wo Sie jetzt stehen? Richtig, weil Sie die Vorteile einer Selbstständigkeit oder einer Führungsposition erkannt haben und nutzen wollten. Nämlich Ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen. Der alte Spruch „selbst und ständig” mag Wahrheitsgehalt enthalten, allerdings stellen digitale Zeiten und eine ständige Online-Mentalität neue Herausforderungen an uns. Sie brauchen Auszeiten, um wieder neue Kraft zu schöpfen (zu dem Punkt kommen wir gleich noch). Und die können und sollten Sie sich nehmen. Der klare Vorteil Ihrer Position ist genau der, den Sie ursprünglich vor Augen hatten: Sie können Ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen! Das kann bedeuten, dass Sie montagmorgens später anfangen, weil Sie sich Zeit für Ihr neues Ritual nehmen: Heißgetränk und Wochenplanung. Oder Sie blocken den Mittwochnachmittag für sich. Das ist möglich. Allerdings nur, wenn Sie den nächsten Tipp beherzigen:

Say „no, my dear!“

Nein sagen ist eine Qualität, die Sie lernen können. Übrigens: Ein Nein ohne zu jammern, kommt besonders gut. Statt zum Kunden zu sagen „Ich würde wirklich sehr gerne und Sie kennen mich ja, ich bin sonst wirklich immer für Ihre Wünsche zu haben, aber dieses Mal, also wenn Sie wüssten, was hier kurz vor dem Wochenende alles los ist…“ ist es wesentlich seriöser und klarer, ein Nein so zu formulieren: „Herr Müller, toll, dass Sie wieder an uns denken. Am Montag starten wir. Passt Ihnen 8 Uhr oder eine andere Zeit.“ Tut gar nicht weh und hat einen sehr positiven Nebeneffekt: Sie werden geachtet, denn Sie strahlen Selbstsicherheit aus. Weitere rhetorische Tipps und Kommunikations-Kniffe gebe ich in meinem Seminar weiter. 

Vielleicht unterstützt Sie auch folgende Überlegung: Jedes “Ja” ist in aller Regel auch ein “Nein” zu einer anderen geplanten Aktivität. Übernehmen Sie das Ruder!

Mein Buch-Tipp: Die Kunst, freundlich Nein zu sagen. Konsequent und positiv durch Beruf und Alltag von Tanja Baum (Redline Wirtschaft, Frankfurt am Main, 2001)

Ich brauche Urlaub – zweimal im Jahr, für jeweils sechs Monate. Bitte.

Alltags-Auszeiten, die Sie sich gönnen sollten

Es muss ja nicht immer gleich das Wellness-Wochenende sein. Regelmäßige Pausen, 15 Minuten in der Mittagspause spazieren gehen, die Sonne genießen, die Gedanken vom Alltag weglenken. Meine etwas freche These: Wenn das bei Ihnen nicht drin ist, machen Sie was falsch. Als Führungskraft oder als Selbstständige/r wird von Ihnen erwartet, dass Sie die Belange Ihrer Tätigkeit zu hundert Prozent fokussieren und mit diesem Elan bei der Sache sind. Das können Sie nur, wenn Sie sich regelmäßige Auszeiten und Pausen gönnen. Das ist wie bei Spitzensportlern: die powern auch nicht 24/7, da es kontraproduktiv ist (siehe https://de.wikipedia.org/wiki/%C3%9Cbertraining). Das Verhältnis aus An- und Entspannung muss stimmen. Sehen Sie Pausen als Investition – in Ihre Kreativität und Leistungsfähigkeit.

Lernen Sie zu delegieren

Da sind wir wieder bei dem guten alten Sprichwort „selbst“ und „ständig“. Selbst heißt in diesem Falle nicht, dass Sie alles selbst in die Tat umsetzen sollen. (Solo-)Selbstständigen empfehle ich, dass Sie sich stark auf Ihre Kernkompetenzen fokussieren und Sachgebiete wie die Buchhaltung oder das Marketing in die Hände von Profis legen. Es sei denn, Sie sind Workerholic und wollen wirklich so viel arbeiten – dann empfehle ich entweder eine neue Liebe oder einen Therapeuten.

Fach- und Führungskräften lege ich nahe, einen klaren Rahmen für Ihre Tätigkeiten zu schaffen (z. B. durch eine Arbeitsplatzbeschreibung) und sich abzugrenzen. Stellen Sie fest, dass Ihnen manche Aufgaben schwer von der Hand gehen und Zeit fressen (z. B. die Dokumentation eines Projektes), lohnt es sich, im Kollegenkreis nachzuforschen, ob jemand ein Dokumentations-Ass ist. Sie merken worauf ich hinaus will: hier tun Sie gut daran, Kompetenzen zu bündeln – jeder macht das, was er/sie am besten kann.

Anke Tielker bei einem Seminar zum Thema Organisation. Foto: Gabriele Tinscher

Schreiben Sie ein kleines Tagebuch am Ende des Tages

Sie brauchen lediglich ein kleines Vokabelheft. Das reicht für den Beginn. Der klare Vorteil eines Tagebuchs ist, dass Sie sich Situationen und Gefühlslagen bewusst machen. Manchmal erkennen wir viel zu spät, wo eigentlich der Schuh drückt. Eine gute Methode ein Tagebuch zu führen, ist mein WOGE-Modell. Und das geht ganz schnell:

Überdenken Sie Ihren Tag abends anhand dieser vier Worte.

  1. W = wichtig: Was war heute wirklich wichtig?

  2. O = offen: was ist heute offen geblieben?

  3. G = gestört: Was hat Sie heute so richtig gestört?

  4. E = Erfolg: Was haben Sie heute erfolgreich umgesetzt?

Sie werden schnell merken, dass es enorm hilfreich ist, diese vier Dinge vor dem Schlafengehen zu notieren. So nehmen Sie keine diffusen Tagesgedanken mit in den Schlaf.

 

 

Die Don‘ts, die Sie tunlichst vermeiden sollten

Unliebsames vor sich herschieben

Wenn Sie Ihre Horror-To-dos schon kennen (aufräumen, Lager entrümpeln, Akquise oder unangenehme Kundengespräche führen), sind Sie schon mal klar im Vorteil gegenüber denen, die einen unbewussten Groll schieben. Sie wissen also „Akquise ist nicht mein Ding. Ich muss Kunde xy anrufen und mit ihm über die neuen Preise sprechen.“ Tun Sie es. Und zwar als allererstes. Räumen Sie dieser Tätigkeit in Ihrer Wochenplanung höchste Priorität ein. Unabhängig vom Ergebnis werden Sie ein gutes Gefühl erleben. Nur aufgrund der Tatsache, dass Sie es erledigt haben. Das schlimmste ist nämlich das schlechte Gewissen. Das spricht irgendwann mit Ihnen.  

 

„Ohne mich läuft hier nichts“

Die Einstellung ist fatal, denn irgendwann muss es ohne Sie laufen… Was steckt dahinter? Perfektionismus? Sorgen? Ängste? Unklare Ziele? Gönnen Sie sich einen Blick hinter die Kulissen, denn hier kann ein gezieltes Aufräumen Ihnen nicht nur ungewohnte Zeitreserven bieten, sondern auch eine entspannte Lebenseinstellung.

 

Durchhalten ist nur etwas, das kurzfristig greift. Langfristig sollten Sie sich über Ihr Zeitmanagement Gedanken machen und die im Blog genannten Anregungen ausprobieren:

  • Wochenplanung (sonntags oder spätestens Montag früh)

  • WOGE

  • Delegieren

  • Wichtig und Dringend unterscheiden

  • Zu- und Absagen

….

Was fehlt? Richtig – die 72-Stunden-Methode:

Alles was Sie jetzt in den nächsten drei Tagen beginnen, werden Sie weiterführen. Alles andere bleibt, wie bisher, liegen.

Denken Sie daran: Keine Entscheidung ist auch eine Entscheidung : ) 
Wie ist es bei Ihnen? Können Sie Wichtiges von Dinglichem unterscheiden und delegieren? Schreiben Sie mir gerne Ihre Erfahrungen in den Kommentaren.  

Ich unterstütze Sie gerne dabei – damit Sie zukünftig nicht mehr auf dem Zahnfleisch gehen. Informieren Sie sich hier über meine Seminar-Pakete mit den Modulen Organisation, Marketing, Führungskräfte-Training und Besprechungsmanagement, Kommunikation, Netzwerkmarketing / Außenauftritt, Akquise.

Starten Sie jetzt durch!

 

Einmal im Monat erscheint mein neuer Blog-Beitrag mit Tipps und Tricks für (Solo-) Selbstständige und Fach- und Führungskräfte. 

Am 2. Juni schauen wir uns an, wie Sie Ihre Abwesenheit während Ihres Urlaubes füllen. Ich freue mich drauf.

Ihre Anke Tielker


04.05.2019 | Kategorie: Zeitmanagement |

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